Eine professionelle und strategische Kommunikation in einer Welt des digitalen Wandels kann den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Stagnation ausmachen.
Eine effektive Kommunikation ist unerlässlich, sowohl intern als auch extern. Reputation und Marke auf- und ausbauen und festigen, – dafür brauchen wir eine eine gute Strategie. Mit ihr können wir die Kommunikation mit Mitarbeiter*innen, Kund*innen, Journalist*innen, Influencer*innen und anderen Bezugsgruppen erfolgreich und nachhaltig gestalten, denn es gibt zahlreiche Methoden, Werkzeuge und Konzepte, die uns dabei unterstützen, alle Prozesse klar zu strukturieren, transparent zu gestalten und vor allem messbar zu machen. Einen ersten ganzheitlichen Ansatz zum Kommunikationsmanagement möchte ich hier in vier Schritten vorstellen, die ich in dem großartigen Fachbuch zur Steuerung von Unternehmenskommunikation von Prof. Ansgar Zerfaß und Sophia Charlotte Volk entdeckt habe: Analyse, Strategie, Maßnahmen und Evaluation.
In diesem Beitrag möchte ich Ihnen diese vier Schritte zeigen, die für ein erfolgreiches Kommunikationsmanagement entscheidend sind, eine praktische Anleitung zur Umsetzung zum strukturierten Vorgehen, in dem wir systematisch analysieren, planen, umsetzen und evaluieren. Es sind praktische Werkzeuge, die Ihnen einen Rahmen schaffen, den Sie mit den individuellen Eigenschaften und Anforderungen Ihres Unternehmens ausfüllen können. Dadurch erhalten Sie nicht nur eine gute Orientierung, sondern können auch fundierte und nachvollziehbare Argumente liefern. Der Einsatz von Tools in Ihrem Unternehmen führt zu einer klaren Struktur für Sie und Ihre Mitarbeiter*innen, ermöglicht ein besseres Verständnis der Ziele und hilft Ihnen dabei, sie effektiver umzusetzen und zu erreichen.
Um Ihnen einen Überblick über die Vielzahl an Möglichkeiten zu verschaffen, bieten ich Ihnen eine kurze Einführung und einen Auszug aus dem breiten Spektrum der verfügbaren Instrumente zur internen und externen Kommunikation.
1. Analyse des Kommunikationsmanagements
Zu Beginn und als erstes Tools steht die Analyse des bestehenden Kommunikationsmanagements. Dabei wird der aktuelle Zustand des Unternehmens betrachtet, um Einblicke in die aktuelle Situation zu erhalten und potenzielle Herausforderungen für die Gegenwart und Zukunft zu identifizieren.
Nachdem Sie im ersten Schritt des Kommunikationsmanagements eine Analyse des aktuellen Zustands Ihrer Unternehmenskommunikation durchgeführt haben, ist es nun an der Zeit, Strategien zu entwickeln, um die gewonnenen Erkenntnisse umzusetzen. Hier ist es wichtig, klare und systematische Ziele für die Kommunikation zu definieren. Diese Ziele können wir beispielsweise aus der übergeordneten Unternehmensstrategie ableiten oder auch aus den Zielen der Geschäftsleitung, verschiedenen Abteilungen oder Projekten. Die Positionierung Ihres Unternehmens in der Öffentlichkeit und die gewünschten Veränderungen bei bestimmten Interessengruppen spielen eine entscheidende Rolle im Kommunikationsmanagement. Sobald diese Aspekte festgelegt sind, müssen weitere Fragen geklärt werden, wie zum Beispiel die Schwerpunktthemen und die verfügbaren Budgets.
2. Strategische Ziele
Im zweiten Schritt bedienen wir uns den auf das Unternehmen abgestimmten Strategietools. Strategietools können Ihnen dabei helfen, Ihre strategischen Ziele sowohl für die gesamte Abteilung als auch für einzelne Bereiche und Projekte umzusetzen. Ihre Ziele sollten immer als Orientierungspunkt dienen. Diese Tools unterstützen Sie, Ihre Kommunikationsabteilung optimal aufzustellen, insbesondere im Hinblick auf verfügbare Ressourcen und die Entwicklung kreativer Lösungsansätze. Im Bereich der Kommunikation gibt es verschiedene bekannte Strategietools, die wir in Unternehmen und Organisationen verwenden, um Kommunikationsstrategien zu entwickeln und umzusetzen.
SWOT-Analyse
Die SWOT-Analyse ist ein weit verbreitetes Tool, mit dem die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Unternehmens identifiziert werden. Es ermöglicht eine fundierte Einschätzung der internen und externen Faktoren, die die Kommunikation beeinflussen, und dient als Ausgangspunkt für die Entwicklung von strategischen Maßnahmen.
Zielgruppenanalyse
Eine gründliche Zielgruppenanalyse ist entscheidend für eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie. Hier definieren wir die Zielgruppen des Unternehmens und ihre Bedürfnisse genau, Interessen und Kommunikationspräferenzen untersuchen wir detailliert. Dadurch richten wir die Kommunikation gezielt auf die Bedürfnisse der Zielgruppen aus.
Persona-Entwicklung
Persona-Entwicklung ist eine Methode, bei der wir fiktive Personen erstellen, die die verschiedenen Zielgruppen des Unternehmens repräsentieren. Diese Personen weisen spezifische Merkmale und Verhaltensweisen auf – wie wirklich, richtig echte Personen, die Sie und ich kennen, mit all Ihren Interessen und Eigenschaft – um ein besseres Verständnis für die Zielgruppen zu entwickeln und die Kommunikation zielgerichteter zu gestalten.
Message-Mapping
Message-Mapping ist eine Technik, bei der wir die wichtigsten Botschaften und Kernbotschaften unseres Unternehmens klar definieren. Durch das Mapping stellen wir sicher, dass die Botschaften konsistent und zielgerichtet über alle Kommunikationskanäle laufen.
Kommunikations-Matrix
Eine Kommunikations-Matrix ist eine tabellarische Übersicht der Kommunikationsziele, Zielgruppen, Botschaften und Kommunikationskanäle. Durch sie haben wir einen ausgezeichneten Überblick und wir können sämtliche Maßnahmen strukturiert planen und koordinieren.
SMART-Ziele
SMART ist eine Abkürzung für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. SMART-Ziele helfen uns, klare und messbare Ziele für unsere Kommunikation zu setzen, die realistisch und relevant sind und einen klaren Zeitrahmen vorgeben.
Kommunikationskalender
Mit ihm haben wir einen Überblick über geplante Aktivitäten, Events und Kampagnen zu behalten und eine konsistente Kommunikation sicherzustellen.
Medien- und Stakeholder-Analyse
Eine Medien- und Stakeholder-Analyse identifiziert die wichtigsten Medienvertreter und Interessengruppen, die auf unser Unternehmen einwirken. Dadurch können wir gezielte Maßnahmen entwickeln, um diese Gruppen zu erreichen und zu beeinflussen.
Diese Strategietools sind nur einige Beispiele, die wir verwenden, um Kommunikationsstrategien effektiv zu planen und umzusetzen. Je nach den spezifischen Zielen und Herausforderungen Ihres Unternehmens können wir noch weitere Tools und Methoden einsetzen.
3. Umsetzung der ausgewählten Strategien
Als dritten Schritt im Kommunikationsmanagements setzen wir die zuvor entwickelten Strategien aus dem zweiten Schritt um. Wir wählen verschiedene Instrumente und Plattformen zur Umsetzung aus, erstellen Redaktionspläne, formulieren Botschaften und entwickeln die einzelnen Kommunikationsmaßnahmen. Entscheidend ist an dieser Stelle, dass Prozesse und Arbeitsabläufe perfekt koordiniert sind, um die Umsetzung erfolgreich zu gestalten. Weitere Tools, die bei der Realisierung und Strukturierung helfen, kommen hier zum Einsatz. Im Vergleich zu Analyse- und Strategietools werden Tools zur Umsetzung häufiger und regelmäßiger verwendet. Sie erleichtern uns die praktische Arbeit und unterstützen, die geplanten Kommunikationsmaßnahmen effizient umzusetzen.
Redaktionsplan
Ein Redaktionsplan ist ein wichtiges, organisatorisches Tool, Inhalte und Aktivitäten für die Kommunikation im Voraus zu planen. Mit ihm können wir eine strukturierte und zeitlich koordinierte Veröffentlichung von Beiträgen, Artikeln, Social-Media-Posts und anderen Inhalten umsetzen – es ist das zentrale Tool in der Kommunikation, in dem die folgenden Tools integriert werden können.
Social Media Management
Social Media ist in der Kommunikation für die meisten Unternehmen unerlässlich geworden und häufig sogar der wichtigste Kommunikationskanal. Social-Media-Management-Tools bieten eine zentrale Plattform, um die verschiedenen Social-Media-Kanäle zu verwalten. Mit ihm können wir Beiträge zeitgesteuert planen und auch veröffentlichen, Engagement-Statistiken überwachen und mit der Community interagieren.
Presseverteiler und Medienkontakt-Management
Ein klassisches Tool, dass viele Unternehmen seit den 80er Jahren in Form einer Excel-Tabelle kennen – never change a winning Team, auch wenn es mittlerweile einige integrierte Lösungen als Mailingtools auf dem Markt gibt. Mit ihnen verwalten wir Presseverteiler und Medienkontakte, und erleichtern uns die gezielte Versendung von Pressemitteilungen, Unternehmensnachrichten und Informationen an Journalisten und Medienvertreter.
E-Mail-Marketing-Software
E-Mail-Marketing-Tools unterstützen uns bei der Planung und Durchführung von E-Mail-Kampagnen. Sie bieten Funktionen wie die Erstellung personalisierter E-Mails, das Segmentieren von Zielgruppen und das Tracking von Öffnungs- und Klickraten.
Monitoring- und Analyse
Monitoring- und Analyse-Tools messen und bewerten unseren Erfolg der Kommunikationsmaßnahmen. Sie überwachen außerdem Social-Media-Aktivitäten, Website-Traffic, Medienberichterstattung und noch einige weitere interessante Kennzahlen.
Kollaboration
Mit ihnen arbeiten und kommunizieren wir effizient und standortunabhängig im Team. Unerlässlich im Projektmanagement, um Daten abzulegen, auszutauschen und synchron und asynchron gemeinsam zu bearbeiten.
Umfrage- und Feedback
Mit Umfrage- und Feedback-Tools holen wir uns die Meinung und das Feedback von Kunden, Mitarbeitern oder anderen Stakeholdern ein. Mit ihnen erstellen wir Umfragen und analysieren die Ergebnisse, um Erkenntnisse für die Kommunikationsstrategien zu gewinnen.
Content Creation
Sie unterstützen uns beim Erstellen von ansprechenden Inhalten für die Kommunikation, wie Grafiken, Videos, Infografiken und Präsentationen.
Diese ganzen Tools können wir nach unseren Anforderungen spezifizieren, auswählen und variieren, um sie unserer Kommunikationsstrategie anzupassen. Aus der praktischer Erfahrung empfehle ich einige wenige effiziente auszuwählen und nach Bedarf aufzustocken, denn letztlich dienen sie einer konsistenten Übersicht und schnellen Planung und Anpassung. Sie sollen den täglichen Workflow vereinfachen und nicht stören, wenn jedes Mitmitglied nur noch damit beschäftigt ist Tabellen auszufüllen und Dinge in ihnen von A nach B zu schieben.
4. Evaluation der Maßnahmen und Aktivitäten
Nachdem wir also unsere Kommunikation analysiert, eine strategische Lösung entwickelt und umgesetzt haben, ist die Evaluation entscheidend, um zu schauen, wie wirksam unsere Maßnahmen und Aktivitäten sind. Die Daten liefern uns wertvolle Erkenntnisse für die Unternehmenskommunikation und wir können überprüfen, ob wir die Ziele erreicht haben, die wir uns gesetzt haben.
Die Evaluation betrifft verschiedene Kommunikationsbereiche, wie zum Beispiel die einzelnen Schritte bei der Erstellung und Verbreitung von Inhalten, das Monitoring der Veränderungen in Wissen, Einstellungen oder Handlungen bei Stakeholdern sowie unternehmerische Zielgrößen wie Umsatz, Rendite oder Innovationskraft. Das Hauptziel besteht darin, einen transparenten Überblick über die Ergebnisse, Prozesse und Kosten zu erhalten, um gegebenenfalls auf der Strategie- oder Umsetzungsebene anzupassen. Mithilfe von Evaluationstools können Optimierungspotenziale erkannt werden. Zudem spielen diese Tools eine zentrale Rolle bei der Berichterstattung über die erreichten Ergebnisse und den Erfolg der Kommunikationsmaßnahmen.
Mit Planung, Struktur und den richtigen Werkzeugen zum Erfolg in Ihrer Kommunikation
Sie haben großartige Produkte und Dienstleistungen, aber Ihre Kommunikation scheint nicht die gewünschte Wirkung zu erzielen? Gern unterstütze ich Sie, Ihre Kommunikationsstrategie auf das nächste Level zu bringen.
Als Experte für Kommunikationsmanagement stehe ich Ihnen zur Seite, um Ihre Ziele zu erreichen. Von der fundierten Analyse Ihrer aktuellen Kommunikationsstrategie bis hin zur Umsetzung und Evaluierung – ich begleite Sie Schritt für Schritt.
Gemeinsam entwickeln wir maßgeschneiderte Strategien, die Ihre Zielgruppe ansprechen und Ihre Botschaften klar und überzeugend vermitteln. Mit Hilfe bewährter Tools wie SWOT-Analyse, Zielgruppenanalyse und Message-Mapping stellen wir sicher, dass Ihre Kommunikation gezielt und wirkungsvoll ist.
Ich unterstütze Sie auch bei der praktischen Umsetzung Ihrer Pläne. Mit den neuesten Social-Media-Management-Tools und E-Mail-Marketing-Software optimieren wir Ihre Online-Präsenz und steigern Ihre Reichweite. Wir behalten den Überblick mit Hilfe eines detaillierten Redaktionsplans und nutzen Monitoring- und Analyse-Tools, um den Erfolg Ihrer Kampagnen zu messen und zu verbessern.
Sie können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während ich mich um Ihre Kommunikation kümmere. Mit meiner Unterstützung haben Sie eine klare Struktur für Ihr Team, erreichen Ihre Ziele besser und können Ihre Erfolge nachvollziehbar präsentieren.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihr Unternehmen in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit rücken und kontaktieren Sie mich gern für ein erstes kostenfreies Gespräch.
Ihr Erfolg ist mein Ziel – und gemeinsam werden wir es erreichen.
Mein Name ist Patrick Lehmhaus. Ich unterstütze Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen dabei, ihre Kommunikation gezielt zu gestalten – strategisch fundiert, wertebewusst und wirksam. Ob interne Prozesse, öffentliche Auftritte oder persönliche Positionierung: Gemeinsam bringen wir Klarheit in Ihre Kommunikation.
Literaturtipp
Die „Toolbox Kommunikationsmanagement“ ist eine Sammlung von praxiserprobten Denkwerkzeugen, Konzepten und Vorgehensweisen für die Steuerung der Unternehmenskommunikation. Prof. Ansgar Zerfaß und Sophia Charlotte Volk von der Uni Leipzig stellen strukturiert und verständlich 44 verschiedene Methoden für die Analyse, Planung, Umsetzung und Steuerung vor:
Ansgar Zerfaß, Sophia Charlotte Volk: Toolbox Kommunikationsmanagement. Denkwerkzeuge und Methoden für die Unternehmenskommunikation, Springer Gabler 2023.
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