Wie kommen wir mit unserem Projekt zum gesteckten Ziel und welche einzelnen Schritte führen uns zum gewünschten Erfolg? Die Grundlage einer effektiven Teamarbeit mit beeindruckenden Ergebnissen bildet eine transparente und durchgängige Kommunikation auf freundlichen und schnörkellosen Kanälen. Eine durchdachte und wohlplatzierte Kommunikation gegenseitiger Wertschätzung sorgt für einen zügigen und reibungslosen Ablauf innerhalb unseres Projekts und garantiert einen bravourösen Auftritt bei unserem Launch!
Dafür benötigen wir einen ausgefeilten Kommunikationsplan, der gar nicht so kompliziert sein muss, wie wir es am Beispiel von Michael und seinem Bekleidungsgeschäft in der City sehen werden, das er vor drei Jahren erfolgreich eröffnet hat und immer noch ebenso erfolgreich weiterführt, denn auch durch die vielen Krisen der letzten Jahre kommen wir am besten – mit Stil.
Sein Projekt ist es für diesen Winter seine Kundschaft für die neue Kollektion zu begeistern. Der Kommunikationsplan ist sein Werkzeug, um die Informationsflüsse zwischen seinen Stakeholdern zu steuern, also zwischen seinem Verkaufsteam, den Lieferanten und seiner Kundschaft. Die Zeit, die wir in das Erstellen eines Konzepts investieren, zahlt sich am Ende mehrfach für den Laden aus, denn neben höheren Verkaufszahlen sorgt die Investition in einen Plan auch für eine gesteigerte Produktivität und vor allem eine zufriedene Zusammenarbeit im Team.
Mit strukturierter Übersicht ans Ziel
Der Plan ist Teil des Projektmanagements und als dieses verschafft es uns einen Überblick darüber, wie wir kommunizieren sollten, welche Teammitglieder welche Art von Nachrichten über welche Kommunikationskanäle erhalten sollen und wie häufig verschiedene Details besprochen werden sollten, wer bei der Unternehmung den Hut auf hat und wer wann mit welchem Tool kontaktiert wird.
Unser Kommunikationsplan lenkt also den übergreifenden Informationsaustausch innerhalb unseres Projekts und bringt dabei einige Vorteile mit, denn oft misslingen Projekte und gesetzte Ziele werden nicht erreicht, weil es an verschiedenen Stellen zu Missverständnissen und Verzögerungen kommt. Dadurch kann sich das Projekt in die Länge ziehen und unsere Winterkollektion ist für unsere Kundschaft schon längst nicht mehr so interessant, wenn die Weihnachtsmärkte schon wieder abgebaut werden.
Je größer das Projekt und Unternehmen, desto komplexer können die Kommunikationspläne sein. Wir wollen aber für unser Ziel einen kurzen, übersichtlichen und schnell und gut umsetzbaren Plan erstellen, denn wir sind ja schon spät dran;)
An dieser Stelle möchte ich Ihnen einen Plan in sechs Schritten vorstellen:
- Wir definieren unsere Inhalte so wie Zweck und Ziel
- Wir bestimmen unsere Empfänger
- Wir legen fest, wer für was verantwortlich ist
- Wir vereinbaren was, wann, für wen und auf welchem Kanal veröffentlicht wird
- Wir halten all dies in unserem Plan fest, d. h. wir dokumentieren unsere Arbeit
- Wir terminieren und protokollieren unsere Statusmeetings
Wie erstelle ich meinen ersten Kommunikationsplan?
Im ersten Schritt halten wir sämtliche Sachinformationen fest, die uns über unseren Projektstatus informieren, also beispielsweise wie es mit der Kundschaft klappt (ob sie zufrieden ist und was sie uns an Feedback bereit hält; gibt es Neukunden? etc.) Wie sieht es mit unseren Lieferanten aus? Stimmen noch Preise und Qualität? Haben wir diese Sachen geklärt, legen wir den Zweck unseres Meetings fest.
In diesem Fall möchten wir uns für die Winterkollektion ein Marketingkonzept überlegen und schnellstmöglich umsetzen, denn wir sind ja schon wieder spät mit allem dran! Vielleicht haben Sie bereits von der SMART-Formel gehört, ein Akronym, das sich aus folgenden Adjektiven zusammensetzt: Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch, Terminierbar.
Diese Formel unterstützt Sie nicht nur als Basis jeder Marketingstrategie oder Weiterentwicklung von Produkten, sondern auch bei Ihrem Kommunikationsplan, denn sowohl unsere internen Stakeholder, wie das Team Verkauf, Team Einkauf, Marketing und Buchhaltung, und externe Stakeholder, wie Ihre Kundschaft und Lieferanten, profitieren von den aktuellen Daten, Fakten und Informationen, die sie durch die Relevanz ihrer Planung überzeugen können, weshalb wir die konkreten Empfänger in Schritt zwei festlegen.
Wer ist für was verantwortlich? Ist der Kommunikationsplan mit Inhalten, Zweck und Ziel aufgebaut, können wir ihn nun mit unserem Projektteam teilen und stellen sicher, dass die zentralen Informationen für jedes Mitglied jederzeit verfügbar sind. Wir sorgen also für die nötige Transparenz und Zugänglichkeit in der Kommunikation und können dabei auf digitale Planungs- und Kommunikationstools zurückgreifen. Für unser Beispiel von Michaels Fashion Shop verwenden wir Slack (relativ simpel in der Bedienung und deshalb schnell zu erlernen und in einen laufenden Betrieb zu integrieren. Gespräche, Dateien, Bilder können wir versenden und es verfügt praktischerweise auch über ein CRM – ein Kundenverwaltungsprogramm so wie eine Aufgabenverwaltung, das für unsere Zwecke ganz praktisch ist).
Mit diesem oder einem anderen Tool, das auf Ihr Business abgestimmt ist, können wir nun festlegen, wer, wann für welche Aufgaben zuständig ist und haben zu jederzeit einen guten Überblick, können die Aktionen und Inhalte anpassen, die Verantwortlichkeiten zuordnen und kontrollieren. Damit haben wir quasi bereits ein ordentliches Kommunikationspaket festgezurrt und den Arbeitsprozess im Projekt erheblich verschlankt, da die Zuständigkeiten aller internen Stakeholder jetzt festgelegt sind. Dazu erstellen wir außerdem eine kleine Liste mit Profilen unserer Teammitglieder, um Ergebnisse und Informationen gebündelt zu erhalten: Name, Aufgabenfeld/Position, Kommunikationskanal, – methode und eine Spalte mit zusätzlichen Informationen, um auf individuelle Bedürfnisse eingehen zu können.
Im letzten Schritt protokollieren wir die Ergebnisse der Kommunikation und auch dazu bieten sich integrierte Lösungen wie Slack, Microsoft Teams, Filestage, Asana o. ä. an, die u. a. die Möglichkeit offerieren sich mit Cloud-Services zu verbinden, womit wir gemeinsam Dokumente – wie unser Protokoll – verwalten können.
Einige Tipps zu guter Letzt
- Es ist erwiesen, dass der Erfolg von allen Projekten und Unternehmungen von einer adäquaten Kommunikation auf allen Ebenen abhängt. Je mehr wir darin investieren, desto größer ist unser gewünschter Outcome.
- Portionieren Sie die Informationen an die richtigen Teammitglieder, denn wir benötigen nicht alle dieselben Infos. Wir entlasten unser Team auf diese Weise und verschlanken die Prozesse.
- Dies ist ein übersichtlicher Plan für ein beschaubares Projekt gewesen. Je größer unser Vorhaben ist, desto mehr Kommunikationsebenen fließen mit ein, die je ihre eigene Gestaltung erfordern.
- Meetings sind wichtig. Überprüfen Sie daher kontinuierlich, ob auch alle Teammitglieder anwesend sind und ob die Meetings ihren Sinn erfüllen.
- Ein Kommunikationsplan ist ein lebendiger Prozess, der ständig beobachtet, analysiert und angepasst werden sollte. Passen Sie also Ihr Kommunikationstool Ihren aktuellen Erfordernissen an.
Die Investition in einen gut strukturierten Kommunikationsplan, der auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist, bringt den Vorteil mit sich, dass die Zusammenarbeit im Team verbessert wird und jedem klar ist, welche Informationen wann an wen geliefert werden müssen. Die Abstimmungen und Interaktionen werden verkürzt und standardisiert, damit wird Zeit und Aufwand verringert und durch die Übersicht können spontan an wichtigen Stellschrauben in der Kommunikation gedreht werden, die zu Verbesserungen im Betriebsablauf führen.
Vielleicht haben Sie bereits von agilen Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum gehört oder verwenden diese bereits (in einem weiteren Blog-Artikel möchte ich diese gern einmal vorstellen), dann verfügen Sie schon über eine große und gute Transparenz und Übersicht in Ihren Arbeitsabläufen und können sich vllt. an dieser Stelle das ein oder andere Meeting sparen.
Jedes Unternehmen ist einzigartig in seinen Kommunikations- und Ablaufprozessen und benötigt deshalb individuelle und abgestimmte Kommunikationspläne und -lösungen. Sehr gern unterstütze ich Sie bei der Erstellung eines auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Kommunikationsplans und wir integrieren ihn gemeinsam in Ihr Tagesgeschäft, damit die Zusammenarbeit in Ihrem gestärkt wird und Sie Ihre Ziele fokussiert und mit Zufriedenheit erreichen!
Mein Name ist Patrick Lehmhaus. Ich unterstütze Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen dabei, ihre Kommunikation gezielt zu gestalten – strategisch fundiert, wertebewusst und wirksam. Ob interne Prozesse, öffentliche Auftritte oder persönliche Positionierung: Gemeinsam bringen wir Klarheit in Ihre Kommunikation.
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